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Studi Civilistici

Studio n. 618-2010/C

Osservazioni sulla rettifica degli atti “certificata” dal notaio

Approvato dalla Commissione Studi Civilistici il 15 dicembre 2010

Lo studio in sintesi (Abstract)

La facoltà per il notaio di rettificare atti pubblici e scritture private autenticate - secondo quanto previsto dal nuovo art. 59 bis L. N. - mediante una “certificazione contenuta in atto pubblico da lui formato”, trae fondamento dalla natura stessa del nuovo istituto che si atteggia quale dichiarazione di scienza relativa ai “dati preesistenti all’atto” dei quali il notaio ha diretta ed immediata conoscenza.

Non diversamente della certificazione in generale, che si caratterizza per la riproduzione di certezze giuridiche con fede privilegiata, anche la rettifica certificata dal notaio è qualificata dalla riproduzione con la medesima forza probatoria, di elementi dell’atto erronei o mancanti a diretta conoscenza del notaio o risultanti da altri atti giuridici definitivi.

Partendo da queste premesse e sulla base del dato normativo, si spiega come i dati rettificabili sono solo quelli già formati prima della stipula, sicché la rettifica notarile, non potendo incidere sul contenuto sostanziale dell’atto da correggere interesserà, ad esempio, i dati catastali e le indicazioni anagrafiche, ma anche gli estremi dei provvedimenti amministrativi richiamati nell’atto, i riferimenti dei contratti riportati nel documento, ecc. La rettifica non sarà utilizzabile, invece, per rimuovere vizi che abbiano determinato nullità formale o sostanziale del negozio o per interpretarne il contenuto.

Con riferimento all’ambito di applicazione del nuovo istituto, si è ritenuto che lo stesso possa essere impiegato dal notaio per rettificare non solo gli atti da lui ricevuti o autenticati, ma anche quelli ricevuti o autenticati da altro notaio, nonché quelli in forma pubblica amministrativa provenienti dai pubblici ufficiali autorizzati alla stipulazione ed aventi contenuto negoziale. Si è escluso che la rettifica in esame possa essere utilizzata per la rettifica dei provvedimenti giudiziari e per gli atti amministrativi.

La rettifica ex art. 59 bis L. N. è un atto senza parti, ma la stessa non si libera dalla volontà di quelle interessate o legittimate alla rettifica. Anche per questa ragione, ma più in generale tutte le volte che il caso concreto lo richiederà, il notaio resterà sempre libero di scegliere di adottare la rettifica in senso tradizionale stipulata con la presenza delle parti.

Quanto ai profili pubblicitari sono risultati prevalenti gli argomenti che consigliano di trascrivere e non annotare la rettifica, sottolineandosi che in ogni caso non si avrà mai una soccombenza dei terzi che abbiano medio tempore, prima della trascrizione dell’atto di rettifica, trascritto o iscritto una formalità confidando sulle risultanze delle note già trascritte.

Quanto alla necessità che il notaio proceda a rettifica solo in base ad apposito incarico, si è evidenziato che la rettifica degli atti mediante “certificazione” non vede mai un intervento notarile che si svolge in modo distaccato dalla volontà delle parti.

La matrice volontaristica permane sempre infatti, sia che si consideri la rettifica ricollegata al mandato originario a ricevere l’atto da rettificare, sia che la si rapporti ad un nuovo mandato a porre in essere una rettifica “fine a se stessa” ovvero a stipulare un atto del quale quello da rettificare costituisca titolo di provenienza.

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Sommario: Premessa; 1. Natura della rettifica notarile; 2. La “certificazione”: ambito di applicazione; 3. Contenuto e forma; 4. I dati rettificabili; 5. Rettifica e pubblicità immobiliare; 5.1 segue. Trascrizione o annotazione dell’atto di rettifica?; 6. Rettifica e incarico delle parti; Conclusioni

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Premessa

Il d.lgs. 2 luglio 2010 n. 110 (in GU n. 166 del 19 luglio 2010), emanato in attuazione della delega contenuta nell’art. 65 della legge 18 giugno 2009 n. 69 (Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile), pur disciplinando essenzialmente il ricorso generalizzato alle modalità informatiche per la redazione e la conservazione degli atti, nell’ambito delle modifiche all’ordinamento del notariato prevede ad una nuova modalità di rettifica degli atti notarili, redatti sia in forma cartacea che informatica.

L’art. 1 comma 1, dopo l’art. 59 della legge notarile inserisce l’art. 59 bis (in vigore dal 3 agosto 2010) che così stabilisce:

«1. Il notaio ha facoltà di rettificare, fatti salvi i diritti dei terzi, un atto pubblico o una scrittura privata autenticata, contenente errori od omissioni materiali relativi a dati preesistenti alla sua redazione, provvedendovi, anche ai fini dell'esecuzione della pubblicità, mediante propria certificazione contenuta in atto pubblico da lui formato.»

A seguito di tale disposizione viene attribuita al notaio la facoltà di “rettificare errori od omissioni materiali” relativi ai dati riportati negli atti pubblici o nelle scritture private autenticate (1), mediante una propria “certificazione”, senza dover necessariamente ricorrere al tradizionale negozio di rettifica ricevuto in presenza delle parti originarie.

Benché ciò non autorizzi, come si vedrà, a ritenere estranea dal nuovo istituto la volontà delle parti, la nuova modalità di rettifica degli atti notarili, attribuendo al notaio un generico potere di incidere sugli atti pubblici e sulle scritture private autenticate, presenta – almeno apparentemente - un alto tasso di problematicità quanto all’individuazione dei limiti di utilizzazione, e ciò rende difficoltoso redigere un catalogo esaustivo delle possibili fattispecie in cui la norma è potenzialmente utilizzabile.

Tuttavia della nuova disposizione è possibile comunque individuare almeno due possibili campi di “naturale” impiego.

Da un lato quello relativo all’ipotesi in cui sia lo stesso notaio che ha stipulato l’atto da rettificare a procedere alla rettifica. E’ frequente infatti che le parti dell’atto, spesso a distanza di molto tempo dalla stipulazione, si rivolgano al notaio rogante per correggere errori od omissioni materiali presenti nel rogito.

Dall’altro quello relativo all’ipotesi in cui il notaio che deve procedere alla rettifica, non sia in grado di reperire le parti dell’atto da rettificare (persone defunte o emigrate, società estinte ecc.).

Altra difficoltà interpretativa è quella che riguarda la natura e struttura della rettifica, per comprendere se oltre ad atteggiarsi come “atto senza parti” sia anche un atto non sorretto dalla volontà di queste ultime; diversamente, quindi, dalla rettifica stipulata in base alla comune prassi notarile prima dell’entrata in vigore dell’art. 59 bis, e destinata in ogni caso ad avere un proprio ambito applicativo anche dopo la nuova rettifica certificata dal notaio.

Questo perché nonostante il nuovo procedimento di correzione degli atti autentici “autopromosso” dal notaio, sembra costituire il meccanismo generale di correzione degli atti autentici provenienti dai notai e dagli altri pubblici ufficiali autorizzati (anche per la sua collocazione all’interno della Legge Notarile), il notaio potrà sempre scegliere di correggere quegli atti redigendo un “tradizionale” atto di rettifica tutte le volte che il caso concreto lo richiederà. Non solo pertanto quando il procedimento di correzione prenderà avvio da un’iniziativa degli interessati che conferiranno apposito incarico al pubblico ufficiale, ma anche quando sussistano i presupposti (esaminati in seguito) per attuare una rettifica “certificata” ex art. 59 bis.

Le riflessioni che seguono si limiteranno a dare una prima interpretazione dell’art. 59 bis legge notarile, affrontando solo marginalmente le questioni che, più in generale, sollevano gli atti notarili di rettifica e trascurando totalmente quelle scaturenti dal processo di adattamento del nuovo istituto alla novità – già ricordata – dell’atto notarile informatico.

1. Natura della rettifica notarile

Nel nostro ordinamento è assente un istituto generale sulla rettifica o correzione degli atti (2).

Ciò spiega come la scelta compiuta con l’art. 59 bis L. N., di dettare una disciplina ad hoc per la rettifica degli atti notarili, è perfettamente in linea con la strada intrapresa da tempo dal nostro legislatore, di regolamentare con discipline di dettaglio la correzione degli atti e provvedimenti emessi da pubbliche autorità.

Questo è un dato essenziale ai fini del presente lavoro, poiché per comprendere i limiti di utilizzazione della rettifica degli atti notarili, appare indispensabile muovere da un’analisi comparativa con gli analoghi meccanismi correttivi degli atti previsti da altri contesti normativi.

L’individuazione dei tratti comuni delle diverse specie di rettifica, permetterà di comprendere – ove possibile – quali siano gli elementi essenziali della natura (3) del nuovo istituto, verificare se questa sia in tutto o in parte coincidente con quella che si riscontra negli altri procedimenti correttivi degli atti, ma soprattutto, il raffronto si rivelerà proficuo in seguito, quando si cercherà di individuare quali dati errati o mancanti degli atti autentici potranno essere rettificati.

Procedendo secondo questo metodo, quindi, il punto osservazione privilegiato è naturalmente quello che guarda alle procedure di correzione ed integrazione dei provvedimenti giudiziari (4), alle quali si ricorre quando occorre emendare il provvedimento del giudice da errori materiali ovvero integrarlo per le omissioni in cui egli sia involontariamente incorso.

Sembra utile precisare che nell’ambito di queste procedure, al di là delle diverse formule espressive, il concetto di “rettifica” può intendersi come sinonimo di “correzione” o “regolarizzazione” o “rettificazione” o “modifica”, definizioni variamente impiegate - a volte promiscuamente (5) - ma comunque tutte indicative o, quanto meno, evocative, di un dato incontroverso: la modificazione di un provvedimento decisorio relativamente ad elementi non destinati a modificare il decisum, non rilevanti ai fini della validità dell’atto e che riguardano la redazione del documento (6).

Si è in presenza quindi di un istituto il cui significato è possibile ottenere ”in via indiretta”, partendo dagli errori o dalle omissioni che siano correggibili, e che coincidono – come si vedrà - con i vizi di “scarso rilievo” del provvedimento emanato, tali cioè da non provocare alcun pregiudizio all’ordinamento e che vengono indicati come “errori materiali”, vale a dire “anormalità” dell’atto considerate di lieve importanza.

L’”errore materiale” è il comune denominatore che come rinveniamo nelle norme che disciplinano le procedure di correzione delle sentenze e delle ordinanze civili (art. 287 cod. proc. civ.), delle sentenze penali (art. 130 cod. proc. pen.), amministrative (art. 86 d.lgs. 2 luglio 2010 n. 104) e costituzionali (art. 21 Norme integrative per i giudizi davanti alla Corte Cost. del 16 marzo 1956), così ritroviamo anche nel nuovo art. 59 bis. L. N.

E così come per la correzione delle sentenze, così anche per la rettifica notarile ne costituisce il presupposto di applicazione.

Convergenti verso un unico significato di “errore materiale”, inoltre, sono le opinioni che lo indicano come quello che incide sull’esteriorizzazione della volontà del giudicante e non invece sul processo formativo della stessa, per quanto disomogenee siano le descrizioni del fenomeno.

Si parla infatti di “errore nell’espressione anziché nella formazione dell’idea (7), “errata traduzione in segni grafici degli elementi propri o individuatori di una persona o di una cosa” (8), errore “incapace di determinare la nullità del provvedimento” (9), “inesattezza accidentale o comunque occasionale …. inidonea a modificare il contenuto” delle pronunce (10), “fortuita divergenza fra il giudizio e la sua espressione letterale” (11), “disguidi” (12), “svista”, ossia mancata corrispondenza tra ideazione e rappresentazione di questa (13), non corrispondenza tra la “materiale esteriorizzazione del pensiero ed i concetti cui tale esteriorizzazione è seguita” (14).

Talvolta l’errore materiale è stato omologato al “fraintendimento”, inteso come equivoco o travisamento nella trascrizione di quella che era stata l’effettiva approvazione di un documento (15).

Ma non è solo il riferimento testuale all’”errore materiale” l’elemento che ha in comune la rettifica notarile con i provvedimenti del giudice.

La “scarsa rilevanza” o la “lieve entità” dell’errore materiale riscontrato, si manifesta nella preclusione all’utilizzo della rettifica per “sanare” eventuali nullità dell’atto.

Questo requisito ricorre frequentemente all’interno della rettifica dei provvedimenti giudiziari, per la quale si dice che può essere impiegata solo quando il provvedimento da emendare sia affetto da un vizio che non ne determini la nullità.

La regola, che affonda le sue radici nel principio secondo cui le cause di nullità si traducono in motivi di impugnazione, si sostanzia nell’affermazione secondo cui la procedura di correzione degli errori materiali - dovendo agire su elementi “irrisori” dell’atto - non può essere utilizzata per rimuovere le cause di nullità del provvedimento, e ciò quand’anche non espressamente sancita (cfr. invece l’art. 130 cod. proc. pen.) (16).

Che la rettifica in parola non possa utilizzarsi per la eliminazione delle cause di nullità, è un dato ineliminabile – come si vedrà in seguito – anche per la rettifica degli atti notarili che da tempo la dottrina ha già messo in evidenza (17).

Pure ricorrente, inoltre, il profilo secondo cui l’”errore materiale” rettificabile è quello che viene qualificato come errore nell’espressione dell’idea e non nella sua formazione (18), e che si sostanzia nella difformità tra quanto voluto e deciso dal giudice e quanto concretamente riportato nel documento (19).

Anche tale carattere sembra potersi rinvenire nella rettifica notarile.

Dire infatti che la rettifica non possa essere utilizzata per correggere un vizio che sia intervenuto nel processo volitivo che ha portato al giudizio, equivale a dire - mutatis mutandis – che l’errore nel quale siano incorse le parti nella formazione del contratto viziato, non deve essersi prodotto nella fase costitutiva dell’accordo, ricadendosi altrimenti in un ambito completamente diverso da quello in esame e che attiene ai vizi del consenso, causa di annullabilità del contratto e non di semplice rettifica.

Se si accetta tale accostamento ecco che un altro punto di contatto tra la rettifica notarile e quella giurisdizionale deve essere rimarcata.

Assolutamente prevalente, infine, è l’orientamento che ravvisa quale elemento caratterizzante l’errore materiale quello della riconoscibilità, vale a dire la circostanza che l’errore sia rilevabile ictu oculi da una semplice lettura del provvedimento decisorio (20).

Quest’ultimo requisito, indicato come “contestualità” o “materialità” dell’errore, viene inteso nel senso di immediata riconoscibilità del vizio dalla semplice lettura del documento, senza che alcun rilievo abbia avuto la volontà nel provocare l’errore (21).

La immediata rilevabilità dell’errore, tuttavia, è un requisito tipico della sola correzione dei provvedimenti giurisdizionali, per i quali è decisivo distinguere tra l’”errore materiale” oggetto di rettifica ex artt. 287 ss. cod. proc. civ. e l’”errore fatto” oggetto di revocazione ex art. 395 n. 4 cod. proc. civ., quest’ultimo errore ascrivendosi alla (inesatta) valutazione compiuta dal giudice sugli atti e i documenti di causa.

Non così, invece, per la rettifica dell’errore che si rinviene negli atti rogati dal notaio, che non è quasi mai riconoscibile ictu oculi.

Va ricordato infatti che l’errore rettificabile dell’atto notarile non è mai riconducibile ad un vizio del processo formativo della volontà di chi l’errore ha commesso (notaio o parti dell’atto), e rileva sempre quale difetto della fase di esteriorizzazione di quella volontà.

Si consideri infatti che mentre il processo formativo della volontà nei provvedimenti giudiziari è riconducibile al solo giudicante, che non lo condivide con altri soggetti, sicché la volontà nasce, si sviluppa e si manifesta ad opera di un solo individuo, il processo formativo della volontà documentata nell’atto notarile è sempre condivisa tra il notaio e le parti.

La conferma di ciò si rinviene non solo nella funzione di adeguamento stabilita nell’art. 47 L. N., che impone al notaio di indagare la volontà delle parti, quindi conoscerla intimamente e tradurla in clausole dell’atto. Ma anche negli artt. 51 n. 8, 58 n. 6 L. N. e 67 R. N. che, imponendo al notaio la lettura dell’atto dopo il suo confezionamento, permettono alle parti di verificare che quanto riprodotto nel documento dal pubblico ufficiale rogante corrisponda alla loro volontà precedentemente dichiaratagli.

Ciò posto è evidente che se l’errore non è sorto all’interno del processo formativo della volontà e non è stato rilevato neppure in sede di lettura dell’atto, si tratta di vizio non riconoscibile né dal notaio né dalle parti, che non inficia la sostanza dell’atto sul quale la volontà si è correttamente formata, ma solo la sua rappresentazione documentale.

Si registra a questo punto la sostanziale coincidenza dei caratteri della procedura di correzione dei provvedimenti giurisdizionali, con quelli della rettifica notarile.

In particolare emerge con una certa nettezza che la rettifica notarile, come quella dei provvedimenti giudiziari, può modificare solo aspetti secondari del documento, non potendo incidere sui profili che hanno costituito oggetto del processo formativo della volontà, né su quelli che costituiscono cause di invalidità dell’atto.

Ma se è così ciò che sosterrà l’atto di rettifica sarà una dichiarazione di scienza proveniente dal notaio, ricognitiva e accertativa dei soli elementi non idoneamente rappresentati nel documento, individuati dall’art. 59 bis e dall’art. 65 della legge delega (l. 18 giugno 2009 n. 69), nei “dati preesistenti alla redazione dell’atto” ed erroneamente riportati o “trascritti” nel documento e che il legislatore, con valutazione legale tipica, ha fatto coincidere con gli errori od omissioni “materiali”.

Sarà momento imprescindibile della rettifica notarile, infatti, una fase di tipo ricognitivo, nella quale il pubblico ufficiale renderà una “dichiarazione di scienza relativa a fatti dei quali ha diretta ed immediata conoscenza” consistenti appunto nei “dati preesistenti”. Una dichiarazione che richiama quella che attenta dottrina ha ricondotto all’interno di quella particolare specie di “attestazioni autoritative” dotate di fede privilegiata (tali in virtù di espressa disposizione di legge) qualificandole come “certificazioni” (22), e cioè dichiarazioni di scienza riproduttive di certezze giuridiche.

E non a caso l’art. 59 bis L. N. designa come “certificazione” quella che può rendere il notaio – nella forma dell’atto pubblico o della scrittura privata autenticata – per rettificare gli atti autentici contenenti errori od omissioni materiali relativi a “dati preesistenti alla sua redazione”

2. La “certificazione”: ambito di applicazione

Una prima considerazione non può che essere rivolta alla tipologia di atti che possono essere rettificati.

E’ da ritenere che il generico riferimento all’“atto pubblico” consenta al notaio di correggere con la nuova modalità non solo gli atti pubblici notarili da lui ricevuti e quelli ricevuti da altro notaio, ma anche quelli in forma pubblica amministrativa, provenienti dai pubblici ufficiali autorizzati alla stipulazione ed aventi contenuto negoziale (es. art. 16 r.d. 18 novembre 1923 n. 2440 e artt. 95 e 96 R.D. 23 maggio 1924 n. 827; art. 97 lett. c) del d.lgs. 18 agosto 2000 n. 267).

L’art. 59 bis L. N. non è utilizzabile invece per rettificare altri tipi di atti pubblici, come ad esempio i provvedimenti giudiziari, per i quali il meccanismo correttivo è – come visto - solo quello giudiziale delineato negli artt. 287 ss. c.p.c. (e quindi sentenze e decreti di trasferimento in sede di esecuzione), oppure i provvedimenti amministrativi, la cui rettifica è affidata in via esclusiva all’autorità promanante.

E’ dubbio invece se la nuova rettifica possa essere utilizzata per i verbali di separazione consensuale omologati, nella parte c.d. eventuale di questi, in cui i coniugi trasferiscono beni immobili o costituiscono diritti reali minori sui medesimi in conseguenza ovvero in occasione dello scioglimento del vincolo matrimoniale.

Per quanto infatti siano ormai consolidati gli orientamenti giurisprudenziali che riconoscono a tale verbale la natura di atto pubblico (23), nonché di atto essenzialmente negoziale, sul presupposto che l’omologazione non ha “una funzione sostitutiva o integrativa della volontà delle parti o di governo dell’autonomia dei coniugi” (24), non si rinvengono gli elementi decisivi per escludere i verbali di separazione consensuale – quanto meno la parte c.d. eventuale - dal novero degli atti giurisdizionali per i quali è da ricorrere al meccanismo correttivo dell’art. 287 cod. proc. civ.

E da ritenere che in presenza di tale incertezza interpretativa, se anche possa ammettersi per i verbali di separazione consensuale la possibilità di impiegare la nuova rettifica ex art. 59 bis L. N., in ragione dell’assoluta specificità della fattispecie, il comportamento del notaio dovrà essere improntato alla massima prudenza, valutandosi la possibilità di applicare il nuovo istituto solo dopo aver constatato che non sia possibile ricevere l’atto di rettifica alla presenza dei coniugi che sottoscrissero il verbale poi omologato.

Quanto alle scritture private autenticate, la possibilità di estendervi la rettifica in esame potrebbe creare un apparente disorientamento, per la considerazione che la rettifica andando ad incidere nel corpo della scrittura privata, modificherebbe un documento proveniente dai privati. Tuttavia se si riconosce che il notaio possa incidere sul contenuto degli atti autentici anche da lui non formati, nei limiti appresso specificati, tale possibilità deve ammettersi anche per le scritture private autenticate (anche se non formate dal notaio autenticante) ormai parificate agli atti pubblici notarili a seguito dell’estensione del controllo di legalità del pubblico ufficiale autenticante, a seguito della modifica dell’art. 28 L. N. con legge n. 246/2005.

Il problema, semmai, è quello legato all’inalterabilità delle scritture private autenticate da sottoporre a rettifica, rispetto alle quali è essenziale per il notaio avere la certezza che si tratti di documenti che non abbiano subito modifiche.

La soluzione più prudente sembra quindi quella di rettificare solo le scritture private autenticate conservate a raccolta ovvero, quelle alle quali sia stata data pubblicità immobiliare e commerciale, adempimenti questi che consentono di poter verificare che il documento non abbia subito alterazioni dopo l’autenticazione delle sottoscrizioni (25).

Chiarito l’ambito di applicazione della norma occorre rispondere al quesito se il notaio abilitato a ricevere la nuova rettifica debba essere necessariamente quello che ha ricevuto l’atto da rettificare ovvero possa essere anche un notaio diverso.

E la risposta non può che essere in quest’ultimo senso, in ciò confortati dalle seguenti considerazioni.

Innanzitutto la riserva di competenza attribuita al notaio dalla norma in esame, autorizzandolo, in via generale, a rettificare gli atti autentici anche di provenienza non notarile.

Tale “riserva” si spiega con il ruolo svolto da notaio nel sistema di documentazione degli atti autentici. Se il notaio è istituzionalmente preposto (art. 1 L. N.; art. 2699 cod. civ.) alla redazione di atti pubblici e scritture private autenticate; se l’atto notarile è considerato dal legislatore il paradigma di atto pubblico, alla cui disciplina attingono quelle degli atti pubblici formati da altri pubblici ufficiali autorizzati dalla legge a riceverli; se, infine, il notaio è tenuto agli obblighi - variamente sanzionati – di conservare gli atti e curarne gli adempimenti pubblicitari, tutto ciò è sembrato al legislatore “garanzia sufficiente” per attribuire al solo notaio, una competenza generale a rettificare tutti gli atti autentici, anche se ricevuti da pubblici ufficiali diversi dal notaio.




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