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CNIPA analisi di FATTIBILITA’



Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della Pubblica Amministrazione




Manuale applicativo



Analisi di Fattibilita’ per l’Acquisizione delle Forniture ICT


Indice

1. Generalità sul documento 4

2. Gruppo di lavoro 8

3. studio di fattibilità 10

3.1 Necessità 10

3.2 Obiettivi 12

3.3 Contenuti 14

3.4 Attività 17

3.5 Impegni, tempi e costi 20

4. Approccio concettuale e metodologico 22

4.1 Sistemi Funzionali 25

4.2 Livello di dettaglio 32

4.3 Possibili alternative 32

4.4 Modalità di realizzazione del progetto 36

4.5 Indice tipo 38

5. situazione attuale 47

5.1 Contesto dello studio 47

5.2 Descrizione della problematica 47

5.3 Descrizione della situazione attuale 49

5.4 Analisi e diagnosi della situazione attuale 50

5.5 Identificazione dei vincoli 52

5.6 Definizione degli obiettivi del progetto 53

6. Progetto di massima della soluzione 54

6.1 Requisiti della soluzione 54

6.2 Specifiche generali del sistema 62

6.3 Modalità di realizzazione 65

7. Analisi del rischio 70

7.1 Individuazione e valutazione dei Fattori di rischio 71

7.2 Identificazione e quantificazione dei rischi di progetto 78

7.3 Individuazione della strategia di gestione del rischio 80

7.4 Individuazione delle tipologie di contromisure 82

8. Modalità di attuazione del progetto 86

8.1 Segmentazione del progetto 86

8.2 Segmentazione delle specifiche globali del sistema informativo da realizzare 88

8.3 Riepilogo delle acquisizioni e realizzazioni previste 88

8.4 Piano di massima del progetto 88

8.5 Definizione del modello organizzativo di massima 89

9. Analisi di impatto 92

9.1 Costi del progetto 95

9.2 Benefici monetizzabili 101

9.3 Benefici misurabili 103

9.4 Indici finanziari 105

9.5 Indici di risultato 115

10. Gestione del Cambiamento 127

10.1 Definizione della Strategia di Programma 128

10.2 Analisi dei destinatari 131

10.3 Predisposizione degli strumenti 132

10.4 Definizione delle azioni per realizzare gli obiettivi di progetto 132

10.5 Definizione delle strategie di incentivazione all’uso 134

11. Raccomandazioni per le fasi realizzative 135

11.1 Indicazioni per l’approvvigionamento 135

11.2 Indicazioni per la gestione del progetto 138

11.3 Riepilogo degli elementi utili alla stesura del capitolato. 141

12. affidamento all’esterno dello studio di fattibilità 142

12.1 Capitolato tecnico 142

12.2 Figure professionali 144

12.3 Tempi, impegni e costi 147

12.4 Livelli di servizio 149

12.5 Coinvolgimento dell’Amministrazione 149

12.6 Appalto 151

12.7 Incompatibilità 154

13. Tipologie di studi di fattibilità 156

13.1 Realizzazione di nuovi sistemi applicativi 158

13.2 Reingegnerizzazione di sistemi applicativi esistenti 160

13.3 Realizzazione di nuove infrastrutture tecnologiche 161

13.4 Reingegnerizzazione di infrastrutture tecnologiche esistenti 163

13.5 Installazione e diffusione di sist. applicativi e/o infrastrutture tecnologiche 164

13.6 Affidamento all’esterno della gestione operativa dei sistemi e di servizi ICT 166

13.7 Formazione informatica 167

13.8 Realizzazione di nuovi S.I. tramite il riuso del software nella PA 169

13.9 Continuità Operativa 171

13.10 Matrice “Tipologia di Studio di Fattibilità” / “Classi di fornitura” 171

appendicI 175

13.11 Studio di Fattibilità nel contesto normativo PAC 175




1.Generalità sul documento


Le “Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della Pubblica Amministrazione” hanno lo scopo di definire:

  • un quadro di riferimento complessivo per l’appalto pubblico di servizi ICT ed il governo dei contratti che ne derivano da parte delle amministrazioni;

  • metodi quantitativi da applicarsi per definire misure di qualità ed identificare processi di misura, allo scopo di fornire indicazioni concrete, pragmatiche, immediatamente applicabili, sia alle amministrazioni appaltanti che ai fornitori offerenti;

  • adeguate clausole, da utilizzarsi in fase di negoziazione, per la definizione di capitolati e contratti pubblici per la fornitura di beni e servizi nel settore ICT, relative alla descrizione delle attività da prevedersi contrattualmente, ai prodotti che dette attività realizzano (deliverables contrattuali), agli indicatori e misure di qualità da riferirsi sia alle attività che ai prodotti;

  • clausole successivamente utili nella fase di attuazione dei contratti ICT, per la necessaria azione di governo del contratto e lo svolgimento del monitoraggio per la verifica del rispetto dei requisiti contrattuali in termini di tempi, costi e stato avanzamento lavori, quantità e qualità attese dei servizi ICT richiesti.

Il ciclo di vita dell’acquisizione delle forniture ICT è composto di cinque diverse fasi, ciascuna delle quali prevede un’organizzazione sistematica dei processi da svolgere secondo attività opportunamente coordinate tra loro, con specifici risultati (intermedi e finali) da verificare e validare in corso d’opera.

Il presente manuale “Analisi di Fattibilità per le forniture ICT”, si inserisce nel ciclo di vita sopra descritto, tra il manuale “Strategie di Acquisizione delle forniture ICT” ed il manuale “Appalto Pubblico di Forniture ICT”, concentrandosi:



  • sulla chiarificazione degli obiettivi, delle caratteristiche e delle modalità di realizzazione di uno Studio di Fattibilità (SdF);

  • sulla integrazione dello SdF nell’attuazione e verifica dello sviluppo dei sistemi informativi;

  • sulla individuazione di un approccio concettuale e metodologico che dia risposta ai problemi di fondo emersi in passato sulla tematica e soprattutto sulla definizione dei contenuti dello SdF.

Questo manuale nasce dalla completa rielaborazione delle “Linee guida per la realizzazione di Studi di Fattibilità” emesse dall’ Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA) nel marzo del 1997.

A distanza di un decennio sia il mutato contesto tecnologico, che l’evoluzione riscontrata nei contratti ICT delle Pubbliche Amministrazioni, hanno imposto la revisione integrale della pregevole Linea guida precedentemente emessa. I contenuti trattati sono stati completamente aggiornati ed estesi.

La radicale revisione è stata operata cogliendo l’occasione per integrare l’analisi di fattibilità all’interno delle “Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della Pubblica Amministrazione”. Conseguentemente, ricordando che, né la vecchia, né la nuova Linea guida sono cogenti, si suggerisce per quanto concerne l’analisi di fattibilità di attenersi a quanto indicato nel presente manuale.

Nel manuale vengono specificatamente trattati ed approfonditi i seguenti argomenti:



  • le sezioni che dovrebbero comporre uno SdF;

  • le relazioni tra lo SdF ed i processi ad esso conseguenti, quali l’appalto e la realizzazione del progetto;

  • l’affidamento all’esterno di uno SdF.

La realizzazione di nuovi sistemi informativi rappresenta uno strumento essenziale per il miglioramento dell’operatività delle pubbliche amministrazioni, contribuendo a raggiungere concreti risultati in termini di efficacia, efficienza, trasparenza amministrativa e capacità di supporto alle decisioni, che costituiscono la reale finalità dell’utilizzo dei sistemi.

Non sempre, tuttavia, i vari progetti e programmi riescono a ottenere i benefici attesi e raggiungere quindi gli obiettivi di miglioramento desiderati. Questa difficoltà generale deriva da un insieme di fattori tra cui si possono annoverare:



  • la difficoltà di concentrare gli investimenti sulle aree di attività più legate alla missione istituzionale e più idonee a garantire il miglioramento dei servizi verso cittadini e imprese;

  • i problemi nell’integrare l’automazione con i contestuali necessari interventi sui servizi e sui processi (flussi procedurali, personale, modalità operative ...);

  • la diffusa necessità di intervenire anche a livello normativo;

  • le carenze nel comprendere le molteplici esigenze delle varie tipologie di utenza e nel rispondervi efficacemente;

  • l’insufficienza nel garantire integrazione tecnologica e amministrativa tra le varie amministrazioni coinvolte nelle medesime aree di attività;

  • la difficoltà nell’avviare tempestivamente i progetti e nel concluderli secondo i piani;

  • i ritardi nella effettiva attivazione dei nuovi sistemi e nella diffusione del loro utilizzo presso gli uffici interessati, specie se dislocati sul territorio;

  • la perdurante lentezza e la farraginosità dei processi di acquisizione.

E’ quindi necessario intervenire su questi fattori per migliorare la qualità complessiva dei progetti. La realizzazione degli studi di fattibilità costituisce uno strumento importante per ottenere questo miglioramento in quanto la migliore definizione del progetto e l’analisi mirata delle ipotesi di attività, possono portare:

  • ad una maggiore consapevolezza sulle decisioni di investimento (e quindi a progetti più mirati sugli obiettivi generali di miglioramento);

  • ad una visione condivisa e non solo tecnologica dell’intervento;

  • alla verifica e alla ricostruzione della conoscenza della situazione iniziale;

  • al chiarimento e alla maggior concretezza degli obiettivi e dei benefici attesi;

  • alla maggiore consapevolezza dei costi dei progetti, compresi quelli che non ricadono nell’ambito propriamente informatico;

  • alla disponibilità di un quadro di riferimento iniziale per una più efficace successiva gestione dei progetti e per la verifica dei risultati.

In sostanza quindi lo studio di fattibilità diminuisce l’incertezza del progetto e fornisce i primi strumenti per governarne la complessità. Il risultato è un sostanziale abbattimento dei rischi collegati che opera positivamente sulla qualità del progetto.

Per ottenere questi risultati occorre concepire lo studio di fattibilità non come un adempimento formale ma come uno strumento di lavoro, da misurare anch’esso secondo un’ottica costi-benefici. Sono inutili sia gli studi di fattibilità redatti come puro esercizio compilativo, sia pletorici documenti onnicomprensivi, inevitabilmente poco incisivi rispetto ai problemi reali da affrontare.

Ciò significa che, per raggiungere l’obiettivo del miglioramento dei progetti, non è sufficiente che gli studi di fattibilità siano effettivamente realizzati. Occorre anche che producano contenuti di elevata qualità, tale da contribuire efficacemente al raggiungimento degli obiettivi indicati, e che siano condotti in maniera agile, senza ridondanze e con un utilizzo efficiente delle risorse loro necessarie.

Riferimenti


  • Linee guida per la realizzazione di Studi di Fattibilità – Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA) – Versione 1.0, marzo 1997 (sostituite dal presente manuale)

  • Linee guida per il riuso delle applicazioni informatiche nelle Amministrazioni pubbliche – CNIPA 2006

  • Vademecum sulle “Linee guida per i progetti formativi in modalità e-learning nelle pubbliche amministrazioni” - Seconda edizione- CNIPA 2007

  • Linee guida alla continuità operativa nella PA - CNIPA 2006

  • Collana Sistemi Informativi, a cura di C. Batini, B Pernici, G. Santucci - Vol. III Costi e Benefici - cap.3 La valutazione della bontá dell’investimento - F. Minelle (FrancoAngeli 2001)






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