Linee guidaper l’attivazione e la gestione del servizio di Conservazione Sostitutiva dei Documenti



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ALLEGATO AL MANUALE DI CONSERVAZIONE

Affidatario Regione Friuli Venezia Giulia


CLASSI DOCUMENTALI

Indice





1.Introduzione 3

2.Classi documentali oggetto di conservazione 4

3.Formati dei file inviabili in conservazione e strutture di imbustamento 5

4.Descrizione delle classi documentali 8

1.1. Atti deliberativi: Classe documentale “ADWEB” 8

1.2.Contratti: classe documentale “CONTRATTO”. 11

1.3.Corrispondenza elettronica: classe documentale “COREL”. 14

1.4.Fatturazione elettronica: classi documentali “FLUSSO FATTURE” e “FATTURA”. 17

1.5.Registro giornaliero di protocollo: classe documentale “REGPROT”. 24

5.Allegati: 26




1.Introduzione

Il Comune di/L’Ente ________________, di seguito denominato “Ente”, individua nel presente documento gli atti per i quali intende avvalersi del servizio di conservazione offerto dalla Regione autonoma Friuli Venezia Giulia e ne determina le classi documentali.

In particolare nei paragrafi successivi vengono analizzati i seguenti aspetti:


  • Elenco delle classi documentali oggetto di invio in conservazione

  • Formati di file inviabili in conservazione

  • Specifiche tecniche delle singole classi documentali


2.Classi documentali oggetto di conservazione

L’Ente individua le seguenti classi documentali:





  • Atti Deliberativi firmati digitalmente

  • Contratti

  • Corrispondenza elettronica

  • Flusso fatture

  • Fattura

  • Registro giornaliero di protocollo

e dispone la conservazione a norma per i relativi documenti.

Nota: l’Ente indica le classi documentali per le quali intende avvalersi del servizio di conservazione messo a disposizione dalla Regione Friuli Venezia Giulia, togliendo quelle non di interesse
I documenti conservati e i relativi metadati non possono essere oggetto di successive modifiche, in particolare, classificazioni variabili nel tempo rimarranno, per il singolo documento, quelle in vigore al momento dell’invio in conservazione.

3.Formati dei file inviabili in conservazione e strutture di imbustamento


Ai fini dell’invio in conservazione a norma, sarà privilegiato, ove possibile, l’utilizzo del formato PDF/A.

In base all’ articolo 21, comma 2, del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale - CAD), confermato dalle regole tecniche di cui al DPCM 22 febbraio 2013, il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili.

Di seguito vengono elencate le tipologie di file accettati dal sistema di conservazione, ai sensi dell’allegato 2 al DPCM 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”:


  • PDF formato PDF o PDFA – tipo MIME application/pdf

  • GIF – tipo MIME image/gif

  • JPG e JPEG – tipo MIME image/jpeg

  • TIF e TIFF – tipo MIME image/tiff

  • BMP – tipo MIME image/bmp

  • RTF – tipo MIME application/rtf

  • TXT – tipo MIME text/plain

  • XML – tipo MIME application/xml, text/xml

  • HTML – tipo MIME text/html

  • DOCX – tipo MIME application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (Office Open XML)

  • XLSX – tipo MIME application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (Office Open XML)

  • ODT – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument.text

  • ODP – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument.presentation

  • ODG – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument. graphics

  • ODB – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument.base

  • ODS – tipo MIME application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet

  • EML (rfc822, rfc2822) – tipo MIME message/rfc822 e message/rfc2822

Marche temporali:

  • TimeStampResponse: .TSR

  • TimeStampToken: .TST e .TS

Formati di sottoscrizione:

  • Busta di firma CAdES-BES: .P7M

  • Firma PAdES: .PDF

  • Firma XAdES: .XML

File che contengono altri file:

  • TimeStampedData: .TSD

  • File firmato digitalmente e marcato: .M7M

Eventuali altri formati, quali, ad esempio, il .XLS (Microsoft Excel), il .DOC (Microsoft Word) e il .PPT (Microsoft PowerPoint), generano un’anomalia durante la fase di presa in carico e non vengono accettati dal sistema di conservazione a norma senza specifica autorizzazione da parte del Responsabile della Conservazione.

Nella tabella seguente vengono presentati i formati dei file sopra elencati ed il software di visualizzazione ad essi associato.







Formato dei file inviabili in conservazione

Software di visualizzazione

1

Documento PKCS#7 (P7M), firme PadES e XadES (*)

DigitalSign Reader, Dike, File Protector

2

Marche temporali TSD, TSR, TST

DigitalSign Reader, Dike, File Protector

3

Documento PDF

Adobe Acrobat Reader

4

Immagine JPG (JPG e JPEG)

IrfanView

5

Immagine TIF (TIF e TIFF)

IrfanView

6

Immagine BMP

IrfanView

7

Documento RTF

MS Word Viewer

8

Documento XML

SciTE

9

Documento TXT

SciTE

10

Documento HTML

Firefox

11

Documento OOXML

MS Word Viewer

12

Documento EML

Thunderbird

13

Documento ODT, ODP, ODG, ODB, ODS

Open Office

Tabella 1 – Formati dei file e visualizzatori associati

(*) La verifica della firma e la successiva estrazione degli oggetti firmati digitalmente può essere effettuata con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla Deliberazione CNIPA (ora AGID) 21 maggio 2009 n. 45. Possono essere firmati digitalmente esclusivamente le tipologie di documenti elencati in tabella (punti 3-13).





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