Osservazioni sullo standard Ric osservazioni sulla struttura



Scaricare 23.39 Kb.
15.12.2017
Dimensione del file23.39 Kb.

logo anai

Sezione Toscana




Osservazioni sullo standard RiC


Osservazioni sulla struttura

  • Interessante la proposta avanzata nelle RiC dove le entità descrittive dell’archivio sono trattate allo stesso modo e non sono distinte quelle che negli standard tradizionali erano le entità tipiche dell’archivio da quelle che erano le entità tipiche del contesto. Questo, da un lato rende più modellabile la descrizione di relazioni di tipo diverso, dall’altro enfatizza la natura propria degli archivi.




  • Può sembrare inconsueto quando si tratta di descrizione archivistica partire dal Record anziché dal Record Set (osservazione degli archivisti americani)1. Si nota un taglio meno archivistico: si parte dal record per superare lo schema classico e per avere più attenzione agli archivi digitali. Partire dal documento è normale per chi si occupa di archivi in formazione, non solo per gli archivi digitali.




  • Forse le entità descritte dalle RiC sono troppe, può esserci un rischio di parcellizzazione, vedi la Function e poi anche la categoria della Function in senso astratto (Abstract), oppure la forte somiglianza tra Occupation e Mandate. Alcune entità potrebbero essere ridotte a proprietà: suggeriamo ad esempio che Mandate diventi una proprietà dell’Agente piuttosto che un’entità essa stessa.




  • Si segnala che manca nelle RiC un riferimento allo scarto, una informazione che va prevista come aggiuntiva a tutte quelle previste nella fase gestionale, potrebbe essere aggiunta alle relazioni, soprattutto pensando all’applicazione dello standard agli archivi in formazione.




  • È particolarmente apprezzato il fatto che le RiC riuniscano i due tipi di descrizione che si adottato nella fase di formazione e quando l’archivio è concluso: il modello puntiforme è molto utile a questo scopo perché permette di continuare ad aggiungere elementi descrittivi nel corso della vita dell’archivio.




  • La descrizione a grappolo è una ottima cosa per rappresentare in modo amplio e articolato, ma di fatto più che superare la descrizione gerarchica la ingloba: là dove la descrizione gerarchica è, ed è stata, utile a descrivere i contesti, i rapporti, questa può essere ricompresa nei suoi legami in quella a grappolo che la integra e la restituisce, ciò che si supera è piuttosto la monodirezionalità in favore di una multidimensionalità. È stata proprio la natura degli archivi più antichi, a loro volta prodotto di un modello diverso di amministrazione, più gerarchica, più stabile, più piatta, che ha reso la descrizione gerarchica funzionale a rappresentarli: erano gli stessi archivi organizzati così e l’immagine dell’albero rovesciato li rappresentava. Con l’evoluzione, non solo tecnologica, ma anche delle pratiche amministrative, con l’affacciarsi di nuove tipologie di archivi che forse in passato non sarebbero rientrati del tutto nella definizione classica di archivio (pensiamo a quelli di soggetti politici, dei movimenti, o a quelli di natura privata dove il documento assume talvolta la forma dell’oggetto o del manufatto) si rende necessario anche ripensare al modello descrittivo unicamente gerarchico e alla possibilità di rappresentare ulteriori rapporti. Con questo modello sembra possibile non perdere quanto di buono c’è nella gerarchia in quanto si mantengono i legami, piuttosto si può perdere la rappresentazione ad albero rovesciato ma, come detto, non è scontato che questa possa rappresentare compiutamente ogni tipo di archivio, ed anzi questa “perdita” ci avvicina alla descrizione di altri beni culturali.




  • La critica avanzata alle RiC di non mantenere al centro il ruolo dell’utente non ci trova concordi, vi è anzi l’affermazione contraria (cfr. pag. 7 punto 1.6.3.); infatti anche l’utilizzatore è un Agente e con il riuso assume un ruolo importante. Il riuso da parte di utenti sarà tracciato dal nuovo utente e con la granularità sarà possibile avere le varie utilizzazioni di quel dato.



  • E4 Agent: Appare necessario individuare altri tipi di relazioni tra agenti che non siano solo quelle di “familiarità”, ma piuttosto di connessione trasversale relativa alle attività.




  • Per quanto si comprenda che è stato compiuto uno sforzo di produrre esempi relativi ad archivi diversi, potrebbe essere utile aumentare gli esempi nella descrizione sia delle entità che delle proprietà.




  • Indispensabile definire anche le proprietà del Record Component soprattutto se si pensa agli archivi e documenti digitali (dove il component può essere partizione significante del record stesso e può non avere le stesse proprietà del record).



  • E2 Record Component: Allo stato attuale appare come la parte meno definita del modello RiC. Non ne vengono definite specifiche proprietà, in quanto si assume che, qualora si avverta la necessità di descrivere il record a livello di suoi componenti, si può fare ricorso a tutte le proprietà definite per l’entità Record.




  • Almeno nel caso di “digital record”, l’entità può avere natura diversa da un record e quindi possono non essere sufficienti né pertinenti le proprietà definite per l’entità record. Potrebbe essere utile aggiungere nella definizione che può trattarsi di componente tecnologica.




  • Si può infine segnalare una certa debolezza nella relazione tra record e record set che si riduce ad essere membro o associato, perdendo quella ricchezza di rapporti che si instaurano in archivio tra il suo complesso ed i singoli documenti, i quali possono essere direttamente prodotti oppure ricevuti, o ancora acquisiti per cause e modalità le più disparate. Rendere in qualche modo espliciti questi passaggi nelle relazioni che si stabiliscono tra il singolo documento e l’insieme potrebbe arricchire la descrizione e le informazioni sulla struttura del record set.

Osservazioni di tipo politico-archivistico



  • L’impostazione alla base delle RiC serve anche a riflettere e scongiurare alcuni rischi dei sistemi di gestione documentale che andiamo costruendo (intesi come software) ed individuare cosa descriviamo oggi e cosa dovremmo fare in futuro. Attualmente l’assegnazione dei metadati non ha tanto finalità descrittive quanto piuttosto quella di fornire elementi utili per la conservazione anticipata, invece possiamo, attraverso l’applicazione delle RiC, già da ora dare una adeguata descrizione del contesto che sarà utile per tutta la vita, e per tutte le fasi del documento e dell’archivio. Attualmente la metadatazione è una sorta di descrizione implicita, vanno pensati invece sistemi di gestione documentale che ci diano la possibilità di descrivere in modo compiuto, ad esempio che ci consentano di descrivere l’agente e soprattutto le funzioni.




  • Le RiC riprendono dalla tradizione australiana la centralità delle funzioni che è cosa utilissima: pensiamo al recente passaggio delle funzioni tra Province e Regioni, questo elemento avrebbe potuto accompagnare adeguatamente tale passaggio, permettendo di contestualizzare la continuità di certa produzione documentaria proprio nel trasferimento delle funzioni da un ente ad un altro. Con le RiC infatti si sarebbe potuto indicare tanto la Funzione per Abstract, es. agricoltura, che non si modifica nel trasferimento tra enti, tanto la Funzione esercitata da (Ente).



  • Fino ad oggi, in Italia, la tripartizione tra Fondo / Agente / Funzione, che di fatto era presente nelle nostre descrizioni, è ciò che ha dato stabilità alle descrizioni stesse rendendole comprensibili ed utilizzabili anche a chi non ha costruito o detiene il fondo, inoltre mentre le classificazioni sono autarchiche e autonome le funzioni sono più indicative, più pervasive, interoperabili.




  • Sul riuso: è necessario estendere l’aggiunta di informazioni ad ogni nuovo riuso? Non c’è il rischio di una sovrabbondanza di informazioni? Inoltre questo richiede molte energie per essere costantemente tracciato, a chi serve? Questo va chiarito, valutando attentamente costi/benefici di questa continua attività. Inoltre non bisognerebbe insistere troppo su questa necessità di rappresentare continuamente il rappresentato, alla fine si potrebbe arrivare al paradosso che la cosa rappresentata, il record, non serve più.




  • Importante sarebbe anche definire delle policy: quando va fatta questa descrizione a livello più alto del record/fascicolo? Probabilmente nel momento della conservazione anticipata, cioè nell’archivio di deposito, questa indicazione (ma anche storia / contestualizzazione) delle funzioni dovrebbe essere qualcosa di più dell’organigramma e formare invece un quadro generale che viene veicolato verso la conservazione e che fa mantenere una sua fisionomia al Record Set anche nell’archivio complesso di conservazione.




  • Le RiC, implicitamente, oltre che enfatizzare il ruolo dell’archivio in formazione rimettono al centro anche l’importanza e il ruolo dell’archivio di deposito anticipando a queste fasi alcune attività tradizionalmente collocate successivamente.




  • La creazione/descrizione separata tra il singolo Record e Record Set è giusta perché se ci sono più produttori si possono avere più di un Record Set anche se ci sono elementi/record comuni. Il Record rimane al centro ma è anche assai articolata ed interessante l’analisi del Record Set. Il Record Set si configura come una unica entità che può individuare oggetti significativamente diversi: alcuni sono reali, ad esempio un aggregato funzionale allo svolgimento di una attività (es. fascicolo) per cui su questo non interviene l’archivista né si avranno viste diverse a seconda di chi osserva; altri possono essere stati “creati” dall’archivista, perché utili ai fini della sua descrizione dell’archivio; altri ancora possono risultare dall’utilizzo da parte degli utenti che possono produrre così più viste alternative.




  • Condivisibile il modello non gerarchico che evita le ambiguità sulle “definizioni” delle entità degli altri standard, allo stesso tempo però la sua genericità implica che per la sua applicazione ci sia bisogno di una forte competenza tecnico-archivista per non rischiare un appiattimento e una generalizzazione che non rendano conto della complessità - questo rischio può essere superato dall’uso di una rigorosa ontologia (che per ora non conosciamo).




  • Un punto debole, ma dichiarato dagli autori delle RiC, è che al momento non si ha nessun esempio di applicazione, per adottare un sistema che vuol semplificare / uniformare, sarebbe utile applicare il prototipo a vari esempi, ci vorrebbero delle “agenzie catalografiche”, come già sperimentato in ambito bibliotecario, cioè dei soggetti pilota che facciano una sperimentazione utile a verificare e correggere il sistema.




  • Si sottolinea l’importante della traduzione che non è, lo sappiamo, una semplice trasposizione da una lingua all’altra ma lo sforzo di definire e riportare al contesto/tradizione italiana i concetti esposti.




  • Problema del recupero delle descrizioni già fatte con i precedenti standard, ma è così sempre quando di cambia una impostazione.



Osservazioni sulla professione

  • Di nuovo entra in gioco il ruolo del Record manager che dovrebbe descrivere in corso d’opera le funzioni e tenerle continuamente aggiornate e che deve verificare che questa attività sia prevista nei sistemi documentali dove, al momento, c’è la descrizione del record, del fascicolo ma dove è invece necessario aggiungere quelle di contesti e funzioni, in modo da ereditare tutto ciò, come autoevidente anche nelle future descrizioni.




  • Si nota ed apprezza il tentativo delle RiC di superare la dicotomia tra record manager e archivista. Questo intento va sottolineato e fatto ben capire in fase di traduzione in italiano e può essere una buona occasione, un nuovo grimaldello, per ribadire in Italia la mancata attuazione della normativa di riferimento (cfr. D.P.R.



  • 445/2000). È cioè l’occasione per ribadire la necessità di far coincidere le due figure e insieme i due corni della questione archivio: archivio come fonte = descrizione archivistica classica e archivio = metadazione per gli archivi in formazione.




  • Ruolo dell’Agent: è mettere al centro il ruolo dell’archivista così come in ambito biblioteconomico e negli altri modelli concettuali di descrizione archivistica come le spagnole NEDA.




  • Avvicinare i vari ambiti (musei, biblioteche, archivi ecc) non vuol dire che tutti questi ambiti debbano descrivere le cose nello stesso modo, è così ad esempio nel modello RDA dove infatti manca ancora un esame adeguato degli oggetti archivistici e quindi questi non riescono ad essere descritti compiutamente. Le RiC danno una risposta a questo, proponendo un modello concettuale specifico che però ha una strutturazione che può dialogare con altri domini. A questo proposito sarebbe auspicabile che anche gli archivisti non si isolassero, ricostruendo ciò che già esiste: ad es, gli Agenti sono già presenti in altre ontologie; non serve lavorare ex novo allo studio delle funzioni, mentre sarebbe meglio implementare quelle prevalenti, magari con le necessarie specifiche per le entità che non sono pensate per gli archivi.

Per concludere le RiC ci sembrano un importante momento di riflessione in ambito professionale e a livello internazionale, costituendo così una occasione da sfruttare.

Firenze, 15 dicembre 2016

Erika Bertelli

Francesca Capetta

Caterina Del Vivo

Eleonora Giaquinto

Ilaria Pescini

Monica Valentini

Lorenzo Valgimogli



Carlo Vivoli

1 https://docs.google.com/document/d/1XoQmrT-kdj5fCKNcg0umghsWFORrKRf7rMsB4OsnY5o/edit?usp=sharing










©astratto.info 2017
invia messaggio

    Pagina principale