Progetto people



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6. Piano di lavoro

Il Piano di lavoro (Pdl) di People prevede una articolazione in 14 è caratterizzato dalla realizzazione di 14 attività attività, frutto della scomposizione e segmentazione consigliata dall’esperienza dei soggetti proponenti; la durata totale del progetto è pari A 20 mesi..

Le 14 attività sono:
ATTIVITA’ DI CONDUZIONE E COORDINAMENTO PROGETTO


  1. Project management

PARTE ORIZZONTALE DI SUPPORTO GENERALE



  1. Usability management

  2. Architettura tecnologica generale

  3. Cooperazione

  4. Multicanalità

  5. Centri servizio

PARTE VERTICALE CONTENUTISTICA



  1. Servizi della fiscalità locale

  2. Servizi di concessione ed autorizzazione

  3. Servizi dalle anagrafi

  4. Servizi diretti alla persona

  5. Servizi da Sistema Informativo territoriale (SIT)

  6. Servizi da altri Portali pubblici

PARTE DISPIEGAMENTO LOCALE



  1. Implementazione generale

  2. Implementazione di riuso

Per Di oogni attività è allegata fornita una scheda redatta secondo il modello definito dall’avviso,consigliato opportunamente arricchita, anche oltre la lunghezza consigliata, per meglio descrivere rendicontare il progetto.


Le attività sono a loro volta scomposte in sottoattività; questa strutturazione a tre livelli (progetto, attività, sottoattività), pur se opzionale, è stata sfruttata a pieno allo scopo di descrivere con il necessario livello di dettaglio il Pdl di un progetto ampio ed articolato come People.

In allegato, il People non può essere un multiprogetto, perché ampiezza ed unitarietà sono gli elementi -come già detto- che ne costituisce la chiave di interpretazione, di valorizzazione e domani di realizzazione.


L’avviso non prevede i tre livelli di gerarchia dei contenuti progettuali che sarebbero necessari per People ma solo due, perché la sottoattività è puramente di corredo:

  • progetto

  • attività

People, necessariamente, valorizza anche la sottoattività
Vista l’importanza nel caso delle attività, si è provveduto a redigere un Gantt generale illustra graficamente la durata di ogni attività e sottoattività; descrive inoltre le interdipendenze principali tra le componenti del Piano di lavoro. come somma anche del cronogramma delle singole attivit
à. In aggiunta, alle attività viene engono allegatoi dellanche’ulteriore materialei di ulteriore supporto: pur se non richiestoi, il gruppo People ritiene che questo essi siano importante i per testimoniare il percorso che il gruppo di lavoro ha man mano seguito e che dimostra sostiene la serietà di tutte le presenti proposte progettuali. Questo materiale a supporto è composto daIn particolare gli allegati per:

  • i servizi da gestire

  • la realtà informatica in essere

  • i costi di progetto e la loro suddivisione tra gli enti partecipanti

  • l’analisi costi/benefici

Ai fini della valutazione della capacità del progetto di realizzare in tempi rapidi dei prodotti e servizi “finiti” e realmente fruibilidella rapidità di conclusione del progetto, si preme ssottolineare un aspetto essenziale che: nei primi dodici mesi di progetto si intende:



  • realizzare tutta la parte orizzontale di progetto

  • realizzare tutte le parti verticali di contenuto

  • realizzare almeno una installazione (in questo caso quella di test)


Ciò significa che, ai fini di una corretta valutazione (egualitaria con altri progetti), People viene concluso nel giro dei primi dodici mesi: è un impegno che il gruppo di lavoro sente di assumere in ragione della sua forza di controllo e di propulsione.
Nei secondi dieci mesi avverrà solamente la fase di completamento della dispiegamento locale oltre la prima o le prime due implementazioni.
Seguono Schede Attività e Gant

6.1.Project Management

Descrizione dell'attività


Nome dell'attività
Project Management

(dal GANTT)

2

Responsabile dell'attività (ENTE)
Comune Mantova e Comune di Bologna

Inizio (giorni solari dall'inizio del progetto)

0

Fine (giorni solari dall'inizio del progetto)

440

Totale dei giorni/uomo di lavoro previsti nell'attività

1946

Totale dei giorni/uomo per partecipante

Enti PEOPLE

1046

Partners/Fornitori

900

Obiettivi dell'attività

People coinvolge un vasto numero di enti locali che si impegnano a lavorare insieme per un obiettivo condiviso; il successo del progetto dipenderà molto dalla qualità e dalla forza del project management, inteso come l’insieme delle risorse umane, delle competenze e delle metodologie utilizzate per la conduzione del progetto.

L’adozione di adeguate tecniche di Project Management consentirà in fase di esecuzione un controllo efficace del raggiungimento degli obiettivi prefissati, nei tempi e nei costi preventivati e, in caso di imprevisti, la possibilità di interventi correttivi che siano tempestivi e precisi.

Per le caratteristiche peculiari ed innovative di People (complessità, ampiezza, durata, caratteristiche e tipologia degli enti partecipanti, etc), il Project Management dovrà garantire la definizione di una regia di progetto specifica ed in grado di rendere fluido e perfettamente integrato lo schema dei rapporti tra le strutture realizzative.




Descrizione del lavoro previsto nell'attività

L'attività del Project Management sarà attiva durante l'intero ciclo di vita del progetto e durerà dal suo inizio, dal Mese 0 (M0), fino al Mese 20 (M20), ovvero fino alla completa esecuzione delle attività previste.

Attività fondamentale sarà la definizione e la gestione della struttura organizzativa del progetto. La struttura organizzativa sarà basata sui seguenti principali organi:



  • il forum di progetto; è composto dall’assemblea dei partecipanti istituzionali degli enti e dei partner, unitamente al coordinatore di progetto ed al segretario di progetto, che pure partecipano all’esecutivo di forum. L’assemblea ha come presidente il soggetto indicato dal comune capofila ed esprime un esecutivo ristretto.

  • Il comitato guida; è composto da tecnici dei vari enti e dei partner, in numero adeguato da garantire la funzionalità dell’organismo (quindi non in grado di consentire la presenza totalitaria), unitamente al coordinatore di progetto che non è di espressione strettamente tecnica. Il comitato ha al suo interno un esecutivo che assicura l’attività corrente della struttura grazie ad un numero più ristretto di partecipanti. Vi sono rappresentati i responsabili dei gruppi di lavoro

  • i gruppi di lavoro; sono composti da tecnici degli enti e dei partner nonché da consulenti operativi.

  • la comunità di pratica; è l’associazione dei tecnici di tutti gli enti (magari anche non solo dei partecipanti anche se i partecipanti definiranno necessariamente gli indirizzi fondamentali di lavoro della comunità).

I ruoli degli organismi sono i seguenti:

  • il forum di progetto garantisce il committment di progetto e ne controlla il macroavanzamento

  • l’esecutivo programma i lavori del forum e li supervisiona

  • il presidente del forum sostiene le attività dell’esecutivo e del forum

  • il comitato guida realizza il committment di progetto definito dal forum. Il Comitato allargato definisce i passi essenziali

  • l’esecutivo del Comitato Guida realizza i passi essenziali definiti dal Comitato allargato e propone allo stesso organo le connesse decisioni da assumere. Prepara e approva la pianificazione di dettaglio curandone il controllo. Definisce l’utilizzo dei consulenti di progetto

  • il coordinatore promuove e approva la programmazione dei lavori dell’esecutivo

  • il segretario assiste il coordinatore nell’attuazione delle sue attività e decisioni ed è incaricato specificatamente del coordinamento dei lavori dei gruppi di lavoro rispetto agli obiettivi di progetto. Il segretario supporta inoltre il coordinatore per tutte le attività di recupero e utilizzo delle risorse finanziarie di progetto.

La comunità di pratica si organizza poi separatamente nominando un esecutivo ed un presidente, secondo formule che saranno determinate ad hoc.

I compiti degli organismi sono i seguenti:



  • il forum approverà il piano generale di progetto e ne controllerà gli avanzamenti deliberando eventuali variazioni di progetto. Approverà anche il sottopiano di implementazione locale decentrata delle applicazioni e servizi realizzati. Approva il piano finanziario di progetto e i rapporti semestrali di utilizzo delle risorse.

  • Il comitato guida pianifica l’attuazione delle fasi di progetto ed in particolare quelle di diffusione delle implementazioni, realizza tutti i report di controllo. Stimola, approva e controlla la pianificazione di dettaglio dei gruppi di lavoro

  • I gruppi di lavoro sviluppano la pianificazione di dettaglio, i report per attività ed erogano l’attività realizzativa

La comunità di pratica che si intende affiancare alla struttura di progetto ha lo scopo di diffondere i valori ed i contenuti che si stanno elaborando col progetto.



Descrizione del lavoro previsto nell'attività (cont. 1)

Le risorse umane che opereranno all’interno degli organi appena descritti sono in gran parte espressione dei 50 e più comuni che partecipano al progetto; questi Comuni hanno già espresso una comunità professionale di tecnici, che si ha lavorato al progetto con impegno e regolarità e che resterà attiva a garanzia del raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Riteniamo che la presenza di un vasto gruppo di tecnici che si spendono in prima persona rappresenti un elemento di differenziazione forte di People rispetto a gran parte degli altri progetti di e-government.

Quanto appena descritto spiega come il ruolo dei partecipanti sia effettivamente molto ricco ed articolato, e che si sostanzi in una complessità di partecipazioni ed apporti che mal si adatta ai ruoli identificati nell’avviso; in base a questo considerazioni si può dire che gli enti (tutti quelli di progetto) sono:


  • co-realizzatori

  • riutilizzatori

  • co-progettisti

  • sinergici e promotori

Sotto il profilo amministrativo, la gestione del progetto avverrà a cura del segretario il quale provvederà anche con una sottostruttura finanziaria ai seguenti atti:

  • definizione del piano finanziario di progetto (budget)

  • predisposizione dei reports semestrali di progetto per il forum

  • predisposizione dei reports trimestrali per il Comitato Guida

  • report di confronto tra budget e consuntivo

  • emissione degli ordini ai fonitori e dei presupposti per i documenti di pagamento dell’ente capofila o degli enti subdelegati.

Sotto il profilo gestionale, il coordinatore di progetto presenta al presidente del forum di progetto:

  • piano di lavoro generale e di dettaglio del progetto (PdL)

  • gantt di progetto articolato per attività

  • gantt di progetto articolato per sottoattività

  • stati di avanzamento trimestrale delle attività

  • report di confronto del progetto tra Gantt e avanzamento effettivo basato sul riferimento alle milestone di progetto definite nel Gantt generale ed in quelli di dettaglio

La costruzione del piano di lavoro generale e di dettaglio (Pdl) partirà dal GANTT presentato in fase di proposta; il Pdl sarà redatta utilizzando la classica scomposizione WBS (Workpackages Breakdown Structure) che consentirà la scomposizione delle attività in pacchetti di lavoro (work Packages - WP) evidenziandone la reciproca dipendenza ed i vincoli. A loro volta, ogni WP sarà scomposto in attività specifiche (Task - T). Ogni WP produrrà come risultato una serie di documenti (deliverables – D) che riporteranno chiaramente i risultati conseguiti.

Altra attività che verrà svolta sarà quello relativa alla produzione di un documento di definizione e monitoraggio della Qualità (Quality Plan) basato su standard ISO9000. Tale documento, che sarà prodotto entro i primi due mesi dall'inizio del progetto (M0 + 2), stabilirà una serie di regole e standard che garantiranno la migliore comunicazione ed interazione tra i partecipanti. Il Quality Plan stabilirà anche le procedure e gli standard per il migliore impiego degli strumenti di comunicazione che saranno utilizzati dai partecipanti al progetto. Il Quality Plan descriverà inoltre in dettaglio la struttura organizzativa del progetto, i ruoli, i compiti e le attività e responsabilità dei vari organi, a partire da quanto descritto e proposto nel presente documento.





Suddivisione in sotto-attività (eventuale)

N° 1

Redazione e manutenzione del Quality Plan e Change Mangement

N° 2

Redazione e manutenzione del Piano di lavoro generale e di dettaglio

N° 3

Redazione e manutenzione de

N° 4

Attività amministrative & finanziarie

N° 5

Attività del Forum

N° 6

Attività del Comitato Guida

N° 7

Redazione e manutenzione del Piano delle Metodologie

N. ….




Prodotti dell'attività

(i prodotti verranno descritti in dettaglio nel capitolo 7)



N°1

Piano di lavoro di dettaglio in metodologia WBS

N°2

Piano di qualità (incluso la struttura organizzativa di progetto)

N°3

Piano delle Metodologie: user requirements e system test, Change Management

N°4

Rapporti periodici e finale di controllo

N°5

Piano finanziario

N° …




Contributo agli obiettivi del Progetto

Data la complessità del progetto, il Project management è il supporto indispensabile per il raggiungimento di un numero molto elevato di obiettivi





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